一、办理概况
本指南适用于纳入本次结题验收范围的2023年立项的山西省省筹资金资助回国留学人员科研项目，以及往年批准延期、现纳入本次结题验收范围的项目。
校内结题验收工作主要包括：确认项目范围及项目负责人原先提交的《项目合同》信息、填写结题验收材料、线上填报表单用于校内预审、修改完善材料、准备纸质材料、完成签字盖章、二级单位统一报送。
请项目负责人重点把握以下事项：
-校内线上预审不等于正式报送。完成线上填报后，仍须按要求提交纸质材料。
-校内线上预审不涉及研究内容的实质性评价。项目负责人对材料及研究成果的真实性、准确性和完整性负责。
-纸质材料由二级单位统一报送。项目负责人应提前完成材料准备，并配合所在二级单位审核。
-往年批准延期项目本次应申请结题，2023年立项项目申请延期的应提供申请延期相关的材料。
-签字盖章及留空栏目须按要求办理。不要自行填写应由验收环节或主管部门填写的栏目。
重要时间节点
-校内线上预审材料提交：2026年10月21日（星期三）17:00前。
-二级单位集中报送纸质材料：2026年10月29日（星期四）16:00前。
快捷入口：
-[校内线上预审表单]
-[参与本次结题验收的人员名单1、参与本次结题验收的人员名单2]
二、第一步：项目负责人确认项目范围及基本信息
项目负责人应先查阅[参与本次结题验收的人员名单1、参与本次结题验收的人员名单2]，确认项目是否纳入本次结题验收范围，再对照原《项目合同》核对以下信息：
1.项目编号、项目名称。
2.项目负责人及项目组成员。
3.项目执行期限及研究任务。
4.原《项目合同》约定的研究内容、主要技术指标及预期成果。
5.项目实际执行情况及已取得的成果。
6.是否属于此前已获批准延期的项目。
如项目组成员、研究内容或其他信息发生变化，应根据实际情况及材料要求如实说明，不得为追求材料形式一致而隐瞒实际变更。
三、第二步：项目负责人填写结题申请表、验收证书及验收评价意见
（一）结题申请表
项目负责人按规定填写《结题申请表》，确保基本信息与原《项目合同》及项目实际执行情况一致。
填写时应重点核对项目编号、项目名称、负责人信息、项目执行情况、研究成果及经费使用情况等内容。
线上预审阶段，项目负责人应上传本人签字后的《结题申请表》PDF版本，无需二级单位签章。提交线上报送表单后，项目负责人应及时通过邮件或电话告知国际合作部，以便开展预审。项目负责人应根据预审意见修改完善材料；预审通过后，按最终纸质材料要求办理签字、盖章手续。
（二）验收证书
结题验收证书按往年项目负责人签订的《项目合同》及项目实际执行情况填写。
-“研究内容简要说明及主要技术指标”等内容应与往年项目负责人签订的《项目合同》相对应。
-项目组成员应准确填写；存在人员变更的，按表格要求说明。
-结题验收日期留空。
-验收意见及省级主管部门审核相关栏目留空。
请勿自行填写应由后续验收环节或主管部门填写的内容。
（三）验收评价意见
使用省厅提供的《验收评价意见》模板。
项目负责人填写项目基本信息，评价意见及签字部分按模板要求留空。该材料用于省厅后续验收工作。
办理提示：项目总结报告及成果证明材料可与本步骤同步准备，无需等待线上预审结束后再开始整理。线上预审的提交方式、预审状态及后续办理要求详见“五、第四步”。
四、第三步：项目负责人整理项目总结报告及成果证明材料
项目负责人应根据项目实际执行情况，准备项目工作或技术总结报告及有关证明材料。按项目情况提供的材料包括：
1.项目工作或技术总结报告（总结提纲模板）。
2.往年项目负责人签订的《项目合同》完整复印件。
3.论文及相关成果证明。
4.专利、获奖等证明材料。
5.相关国家级、省级项目资助证明等适用材料。
6.项目经费使用情况材料，包括从财务系统导出的项目收入、支出明细。
请根据项目实际情况提供相关材料，确保成果与项目之间的对应关系清晰、证明材料真实完整。未取得的成果不应作为已完成成果填报。
五、第四步：项目负责人提交校内线上预审材料
截止时间：2026年10月21日（星期三）17:00前。
项目负责人进入线上报送表单，按要求填写信息并上传指定材料：
-结题申请表PDF：项目负责人签字后的预审版本。
-验收证书PDF。
-项目验收评价意见Word。
-如果2023年立项项目申请延期（延期申请表模板），上传个人签字（暂无需所在二级单位签章）的《变更（延期）申请表》和佐证材料。
每个项目单独填报。上传前请检查文件是否完整、清晰，项目基本信息是否一致，文件格式是否符合要求。
校内线上预审主要核对基本信息一致性、材料完整性及填写规范，不对研究成果作实质性评审。项目负责人提交线上报送表单后，应及时通过邮件或电话告知国际合作部，以便开展预审。项目负责人应查看表单状态，并根据预审意见及时修改完善材料。表单状态显示为“通过”后，再按本指南第五步的要求准备纸质材料并办理签字、盖章手续。
六、第五步：项目负责人准备纸质材料并完成签字盖章
线上预审完成后，项目负责人应根据材料要求准备纸质文件。
申请结题的：
（一）第一类材料：结题申请表
-一式四份。
-不装订。
-项目负责人签字。
-二级单位分管科研的院领导按要求在申请表指定位置签字，可使用手写签名或姓名章，并在签名上方加盖二级单位公章，学校盖章位置留空。
（二）第二类材料：验收证书、验收评价意见、总结报告及成果证明材料
-结题验收证书一式四份。结题验收证书应按要求填写，验收日期及相关验收意见栏目留空。
-项目验收评价意见一式一份。验收评价意见中的评价及签字部分按模板要求留空。
-以上2项材料不装订。
-将项目工作或技术总结报告、《项目合同》复印件、成果证明、经费使用情况等材料按要求整理成册，装订册一式一份，按既定要求制作彩色打印、双面打印的胶装材料，并在封面和书脊标注项目编号、学校/学院、项目负责人姓名及联系方式等信息。如有特定材料的补充要求，应以本次结题验收通知及相关模板说明为准。
验收证书（一式四份）、验收评价意见（一式一份）、以及项目总结报告及成果证明材料装订册（一式一份）等应按项目分别对应整理，同一项目的上述材料整体用长尾夹固定；避免混放。
如2023年立项项目本次申请延期：
-提供纸质版《变更（延期）申请表》一式四份。线上预审通过后，项目负责人应参考《结题申请表》的签字、盖章要求办理相关手续：项目负责人签字，所在二级单位按要求审核签字并加盖二级单位公章；学校盖章位置留空，由国际合作部按校内程序办理。
七、第六步：二级单位按要求分袋整理材料
纸质材料按项目及材料类型整理，避免不同项目材料混放。
第一袋：《结题申请表》《变更（延期）申请表》（此类需要办理项目负责人签字及二级单位审核签字、盖章；学校盖章位置留空，由国际合作部按校内程序办理校公章手续）
各项目的《结题申请表》一式四份；本次申请延期项目的《变更（延期）申请表》一式四份。两类材料分别按项目编号排序整理、单独放置，不装订，统一按要求装袋。相关纸质材料须在完成项目负责人签字及所在二级单位审核签字、盖章手续后报送；学校盖章位置留空，由国际合作部按校内程序办理。
第二袋：验收证书、验收评价意见及总结报告材料（此类材料按照模板要求填写，无需办理第一袋所述的校内签字、盖章手续）
各项目按以下顺序分别整理：
1.验收证书一式四份。
2.验收评价意见一式一份。
3.项目总结报告及成果证明材料装订册一式一份。
验收证书（一式四份）、验收评价意见（一式一份）、以及项目总结报告及成果证明材料装订册（一式一份）等应按项目分别对应整理，并将同一项目的上述材料整体用长尾夹固定。不同项目的材料应分别整理，按项目编号排序，避免混放。
第二袋袋面附《太原理工大学XX学院山西省回国留学人员科研资助项目结题验收汇总表》（进入模板下载页面），列明学院、项目编号、项目负责人等信息；按本次报送要求，无需在袋面汇总信息上加盖学院公章。
八、第七步：二级单位审核并集中报送
二级单位负责对本单位项目材料进行审核、汇总并统一报送国际合作部。
审核重点包括：
1.项目基本信息是否准确。
2.材料是否齐全、格式及份数是否符合要求。
3.项目负责人及二级单位相关签字、盖章是否完整。
4.申请表、结题验收证书、项目合同及成果材料中的信息是否存在明显不一致。
5.材料是否按项目及材料类别整理。
纸质材料报送截止时间：2026年10月29日（星期四）16:00前。
请项目负责人提前与所在二级单位联系，预留二级单位内部审核、汇总及报送时间。
九、本次申请延期项目的特别要求
2023年立项、本次申请延期的项目：按要求提交《变更（延期）申请表》及佐证材料。
十、工作分工
项目负责人
-对项目材料、研究成果及相关信息的真实性、准确性和完整性负责。
-按要求填写申请表、结题验收证书及其他材料。
-提交线上预审材料，并根据预审意见修改完善。
-准备纸质材料，配合完成签字、盖章及材料整理。
-向所在二级单位提交材料，并配合后续验收工作。
二级单位
-核对项目基本信息及材料完整性。
-按要求完成二级单位审核、签字和盖章。
-汇总本单位项目材料并在规定时间内集中报送。
-提醒项目负责人及时办理，避免因材料缺漏影响集中报送。
国际合作部
-按本次工作安排开展线上预审，重点核对基本信息一致性、材料完整性及填写规范。
-办理涉及学校层面的相关签字盖章程序。
-接收二级单位集中报送的纸质材料，并按工作要求汇总报送。
国际合作部的线上预审不替代项目负责人对研究内容和成果真实性的责任，也不构成对项目研究成果的实质性评价。
十一、常见问题
1.线上表单提交后，是否还需要提交纸质材料？
需要。线上预审与纸质材料报送是不同环节，项目负责人仍须按要求准备纸质材料，并由二级单位集中报送。
2.线上预审版本是否需要学院或学校盖章？
线上上传的结题申请表为项目负责人签字后的预审版本，无需加盖学院或学校公章。纸质材料按规定办理二级单位审核及签字盖章手续，学校盖章位置留空，由国际合作部按校内程序办理。
3.验收证书中的验收日期和验收意见是否由项目负责人填写？
按本次材料要求，验收日期、验收意见及省级主管部门审核相关栏目应留空。
4.项目负责人能否直接向国际合作部报送纸质材料？
纸质材料按要求由二级单位审核汇总后统一报送。项目负责人应先向所在二级单位提交材料并配合审核。
十二、相关页面
-[结题验收材料及电子版报送表单]：进入线上报送表单，下载相关模板及材料说明。
-[晋留管办〔2026〕5号山西省留学人员管理办公室关于开展2023年度山西省省筹资金资助回国留学人员科研项目结题验收工作的通知]
十三、咨询与联系
查阅本指南后后仍有疑问的，可通过电子邮箱ices@tyut.edu.cn 或电话咨询。咨询时请说明本人情况、项目类别、办理环节及具体问题，以便准确答复。
联系科室：出访与涉外管理科
联系电话：0351-3055916、
地址：迎西校区国际教育交流学院207室
