本指南适用于太原理工大学在职教职工申请国家留学基金管理委员会（以下简称“国家留基委”）资助的出国留学项目，以及获得国家公派留学资格后办理派出前手续、派出期间相关事项和回国报到等事务。

本指南主要介绍校内办理流程及国际合作部负责的相关手续，不替代国家留基委发布的项目指南、申请材料说明及有关管理规定，也不替代学校其他有关部门负责的审批、备案和管理手续。

教职工申请国家公派留学项目，应同时遵守国家留基委有关规定和学校相关管理制度。不同项目在申报对象、申请条件、校内推荐程序、受理单位、申报时间及材料要求等方面可能存在差异，具体以申报当年度国家留基委项目指南、学校相关通知及有关部门要求为准。

一、办理流程概览

教职工国家公派留学涉及以下主要环节：

（一）申报准备及校内申报。

了解项目政策及申报条件，准备申请材料，按照学校要求完成所在二级单位审核、推荐及材料报送，由学校和上级主管机关逐级履行审核、推荐及报送手续。

（二）获得录取资格后办理派出手续。

按照国家留基委要求办理录取后相关手续，完成所在二级单位、人力资源部及国际合作部等相关手续，办理校内审批备案、协议签署及材料报送。

（三）派出及留学期间管理。

按照规定办理派出事宜；如需变更留学单位或申请其他须履行书面报批程序的事项，按要求提交申请材料。

（四）完成留学任务后回国报到。

按照学校有关规定办理返校报到、销假及留学成果提交等手续。

另：自费出国（境）留学

自费出国（境）留学不涉及国家公派项目申报及录取手续。相关人员可参照本指南第三部分办理派出前备案，并参照第六部分办理回国报到；其余事项按学校有关规定办理。

二、申报准备及校内申报

（一）了解项目要求及申报条件

申请人应首先查阅国家留基委发布的相应项目指南、申请材料说明及其他相关文件，确认项目类别、申请条件、资助期限、申报时间、申请材料和受理单位等信息。

国家公派出国留学各项目申报指南、录取派出、国外管理、管理规定、留学回国等相关政策：[点击查阅]

国家公派留学管理信息平台：[点击查阅]

国家公派留学部分项目常见问题解答：[点击查阅] [点击查阅]

申请人应结合自身实际情况，提前核对国家留基委规定的申报条件及学校有关管理要求。涉及教师进修、劳动纪律、出国审批及其他校内管理事项的，应同时遵守学校相关规定，并根据需要向所在二级单位、人力资源部等校内有关部门咨询。

涉及既往国外留学、访学或工作经历、外语合格条件、职称及学历学位等证明材料的，应根据具体项目要求提前准备。有关证明材料的准备可参考国际合作部发布的《关于提前准备国外经历及职称证明材料的工作提示》[点击查阅]以及国家留学基金委既往申报指南。

（二）确认校内申报时间及受理单位

学校根据国家留基委当年度项目安排组织申报。申请人应重点关注国家留基委规定的申报截止时间、向受理单位提交材料的截止时间，以及学校另行通知的校内截止时间。

1.受理单位为太原理工大学的项目

原则上，申请人可按照国家留基委规定的“向受理单位提交”截止时间向学校提交线上和纸质版申请，但应预留校内审核、材料修改及报送时间。学校另有校内截止时间的，按学校通知执行。

2.受理单位为其他单位的项目

例如，受理单位为山西省教育厅的地方合作项目，申请人应按照学校有关要求提前向国际合作部提交材料，原则上至少在国家留基委规定的相应截止时间前5个工作日向学校提交纸质版材料，以便学校履行审核及报送手续。

3.涉及校内专家评审或其他专项审核的项目

例如青年骨干教师出国研修项目，因还涉及专家评审等环节，申请人应至少提前5个工作日提交材料，并严格执行当年度学校通知规定的校内截止时间。学校通知明确要求更早提交的，从其规定。

4.其他有特殊要求的项目

对于需学校组织评审、排序、公示、统一推荐或另行报送材料的项目，申请人应按照当年度学校通知确定的时间和程序办理，不得仅以国家留基委系统截止时间作为校内提交时间。

以上时间安排为一般性办理原则。各项目具体截止时间、校内审核程序和报送方式，以当年度学校通知为准。申请人应提前准备材料，不宜在截止日期临近时才提交申请。

以2026年青年骨干教师出国研修项目校内申报工作为例，该年度项目的具体截止时间、校内审核程序、相关填报表格、报送方式、常见问题等，可参考《国际合作部关于做好2026年青年骨干教师出国研修项目申报工作的通知》[点击查阅]、《太原理工大学2026年青年骨干教师出国研修项目申报指南（Q&A）》[点击查阅]。上述材料仅用于参考，不能替代当年度学校发布的正式申报通知或项目主管部门发布的相关通知。

（三）校内申报材料准备

申请人应按照相应项目当年度国家留基委指南及学校通知准备申请材料。

常见材料一般包括：

1. 国家留基委规定的申请表及相关表格；

2. 身份证件及学历、学位、职称等证明材料；

3. 外语水平证明材料；

4. 国外留学单位正式邀请信、录取通知书或项目要求的其他接收证明；

5. 研修计划、学习计划或其他项目要求的计划类材料；

6. 项目指南要求提供的既往国外经历证明、在研项目证明、外方合作者简历及其他佐证材料；

7. 单位推荐意见表、二级单位审核材料、专家评审材料及学校要求的其他材料。

以上为常见材料类型，并非所有项目的统一材料清单。申请人应逐项对照国家留基委网站上具体项目要求及材料顺序，确认材料名称、内容、格式、签字盖章、翻译、公证或认证等要求。项目未要求的材料，不应仅因其他项目曾要求提供而机械增加。

申请人应特别注意：

1. 网上申报信息、申请表与佐证材料应保持一致，个人基本信息、留学单位、留学期限、留学身份等内容不得存在明显矛盾。

2. 需要签字、盖章或由相关单位出具的材料，应按项目要求办理，不得以个人说明或其他材料随意替代。

3. 非中文材料是否需要提供中文翻译件，应以具体项目要求为准。

4.需要提供扫描件的，应确保文件完整、清晰、方向正确，文字及签章可辨认；不得因扫描质量问题影响材料审核。

5. 既往国外经历、职称、学历学位等证明材料应能够直接证明项目要求核实的事项，不能仅凭邀请信、录取通知书或出国审批材料替代项目明确要求的经历完成证明。有关证明材料的准备可参考国际合作部发布的《关于提前准备国外经历及职称证明材料的工作提示》[点击查阅]

6. 申请人应留意项目是否要求提交纸质材料、电子材料或特定格式的文件，并按照要求准备。

（四）校内申报流程

教职工国家公派留学申报原则上按照以下流程办理：

申请人准备材料并按要求完成网上申报 → 提交所在二级单位审核 → 二级单位开展资格审核及相关党委审核、推荐工作 → （若适用）按项目要求组织专家评审或其他专项审核 → 二级单位汇总并统一报送 → 国际合作部及学校相关部门审核 → 学校按规定履行推荐、审核或报送手续 → 按项目要求向国家留基委或相应受理单位提交材料。

以2026年青年骨干教师出国研修项目校内申报工作为例，该年度项目的具体截止时间、校内审核程序、相关填报表格、报送方式、常见问题等，可参考《国际合作部关于做好2026年青年骨干教师出国研修项目申报工作的通知》[点击查阅]、《太原理工大学2026年青年骨干教师出国研修项目申报指南（Q&A）》[点击查阅]。上述材料仅用于参考，不能替代当年度学校发布的正式申报通知或项目主管部门发布的相关通知。

校内申报具体流程以项目类别及当年度学校通知为准。并非所有项目均须经过相同的专家评审、排序或公示环节。

（五）申请人及二级单位办理要求

1.申请人

申请人应按要求在规定时间内完成网上填报，准备相应纸质及电子材料，并将全部申请材料先提交所在二级单位审核。除学校通知明确允许的情形外，国际合作部不直接受理申请人个人报送的申报材料。

申请人应确保所填信息真实、准确、完整，及时按照二级单位及学校审核意见修改材料，并在规定时间内完成提交。

2.所在二级单位

所在二级单位应按照国家留基委及学校有关要求，对申请人的申报资格、材料完整性与规范性、相关证明材料的真实性及一致性等进行审核，并按项目要求开展党委审核、专家评审、推荐排序、材料汇总及统一报送等工作。

国家公派留学涉及对申请人政治素质、道德品行等方面的考察，相关审核应由所在二级单位党委按照规定履行。需在单位推荐表上加盖公章的，应按照项目要求加盖所在二级单位党委公章，不能以所在二级单位行政公章替代。如具体项目对审核主体、签字或盖章另有明确规定的，按该项目要求执行。

需要专家评审、单位推荐意见、汇总表或其他专项材料的，应由二级单位按照当年度项目要求组织办理。

3.国际合作部

国际合作部根据项目要求及学校工作安排，对报送材料进行相应的形式审查、审核汇总，并按规定办理学校层面相关手续及对外报送工作。

国际合作部的形式审查主要包括：

· 材料是否按照项目要求提交，材料清单是否完整；

· 申请表、单位推荐意见表及其他表格是否按要求填写；

· 应由申请人、二级单位或其他相关单位签字、盖章的栏目是否按要求办理；

· 网上填报信息、申请表及相关证明材料之间是否存在明显不一致；

· 扫描件、复印件、翻译件及其他材料的格式、清晰度和完整性是否符合要求；

· 是否按规定的顺序、份数、格式及时间要求报送材料；

· 项目指南及学校通知明确要求核对的其他形式事项。

形式审查不代替所在二级单位对申报资格、思想政治表现、学术诚信、学术水平、科研能力、留学必要性及研修计划可行性等事项的审核，也不代替专家评审或学校有关部门履行审批职责。涉及科研项目、研究内容及研修计划学术质量等事项的专业判断，应由项目规定的责任单位和评审主体负责。

材料存在缺项、格式不符合要求或内容明显不一致等情形的，国际合作部可要求二级单位补充、修改或重新报送。申请人及二级单位应预留必要的修改时间。

（六）申报材料报送及注意事项

申请人及二级单位应注意以下事项：

1.仔细阅读有关通知

申报前认真阅读当年度项目指南和学校通知，按要求逐项核对材料，避免因未按既定要求准备材料而反复补交。如对项目政策或申报条件有疑问，应先查阅项目指南及学校通知；涉及校内办理程序的问题，原则上先向所在二级单位外事秘书咨询，由二级单位汇总后与国际合作部联系。

2.分情况办理。

不同项目的申请表、审核表、推荐意见表及签字盖章要求可能不同，不得直接套用其他项目的表格填写方式。

3.提前沟通协调。

涉及专家评审、推荐排序或专项审核的，应提前协调安排，确保材料报送与审核时间相衔接。申请人亦应及时关注国家留基委及学校发布的补充通知，按照要求完成后续操作。

4.纸质申请材料必须与线上申报材料完全一致。

申请人在完成网上申报并准备纸质申请材料时，不得再对线上申报材料作任何修改，包括但不限于修改、补充或删除文字，调整电子附件顺序，以及调整个别文字、标点符号等。国家留基委系统生成的纸质申请材料每页下方均带有条形码，线上材料发生变动后重新生成的申请材料，其条形码可能随之变化。线上材料与纸质材料不一致，可能导致报送材料被退回，影响申报进度。如确需修改线上申报材料，应先按照项目要求完成修改，并重新生成、打印整套纸质申请材料，确保线上提交版本与最终纸质版本完全一致后再行报送。对于受理单位为山西省教育厅等其他单位、须由学校统一审核报送的项目，尤其应注意此项要求，避免因线上、纸质材料不一致造成退件。受理单位为太原理工大学的项目，同样必须保证线上申请材料与纸质申请材料完全一致。

三、获得国家公派留学资格后办理派出前手续

（一）办理说明

获得国家公派留学资格后，申请人应按照国家留学基金委及相关服务机构的要求，自行办理录取文件下载、补充材料提交、《国家公派出国留学协议书》签署、奖学金专用银行卡办理、护照及签证办理、国际旅行健康证明办理、机票预订等相关派出手续。上述事项的具体办理要求，以国家留学基金委及相关服务机构的最新规定为准。

校内派出手续方面，申请人应按照学校有关规定办理录取后手续、派出前审批备案、相关协议签署及材料报送等事项。派出前手续涉及所在二级单位、人力资源部、国际合作部及其他相关部门。申请人应先完成所在二级单位及人力资源部等部门要求的前置审批、备案手续，再向国际合作部提交相应材料。

本部分仅介绍国际合作部负责的相关办理事项。关于人力资源部审批、备案、协议书模板及签署要求等，请按照人力资源部有关规定办理。

（二）需准备的材料

完成前置审批、备案后，请根据所属项目类别准备以下材料：

以上为常见材料。国家留基委、学校或相关部门对具体项目另有材料要求的，应一并提供。

自费出国（境）留学人员参照本部分办理派出前备案，但无需提供国家公派项目专属材料；港澳地区相关证件材料按实际情况及学校要求提供。

（三）办理流程

第一步：完成前置审批及备案。

申请人按照学校规定，先行完成所在二级单位、人力资源部等相关部门要求的审批、备案及协议签署手续。

第二步：在线提交备案材料。

申请人填写国际合作部指定的在线表单，并按项目类别上传全部材料扫描件。具体表单链接以国际合作部最新通知为准（在线备案表更新于2026年10月15日：[点击填写]）。具体办理要求及表单链接以国际合作部在表单内的最新具体要求为准。

材料应扫描并合并为一个完整的PDF文件，文件命名格式为“学院名称 姓名 工号 国家公派 校内备案 审批佐证材料”。提交完成后，请通过邮件或电话告知国际合作部。

第三步：国际合作部办理校内审批手续。

国际合作部收到材料后，对电子版材料进行形式核对，并按规定在校内系统办理相关审批手续。如材料不完整或需要补充、修改，将通知申请人或所在二级单位。

第四步：办理后续签字及盖章手续。

校内审批通过后，申请人按照国际合作部通知，凭相关审批材料办理后续签字及盖章手续。具体办理方式以当年度通知为准。

第五步：报送完整备案材料。

全部签字及盖章手续完成后，申请人应：

1. 将整套备案材料扫描合并为一个PDF文件，文件命名格式为“学院名称 姓名 工号 国家公派 备案材料存档”，发送至国际合作部邮箱：ices@tyut.edu.cn。

2. 将全套纸质备案材料报送至迎西校区国际教育交流学院G207室出访与涉外管理科。

（四）办理注意事项

1.国家公派留学录取资格、国家留基委相关协议及学校派出前审批备案手续各有其管理要求，申请人应分别按要求办理，不得以取得录取资格代替校内审批备案。

2. 应在实际派出前预留足够时间完成审批、签字、盖章及材料归档。

3. 具体出国时间、留学单位、留学期限等信息发生变化时，应及时核对是否需要向国家留基委及学校申请变更。

4. 申请人应按学校规定办理请假、离校、劳动关系及其他相关手续；本指南不替代人力资源部等部门的相关要求。

四、派出前后事项办理

（一）办理说明

国家公派留学人员在境外留学期间，应遵守国家留基委有关规定及学校相关管理要求。遇有变更留学单位、延长公派留学资格有效期、调整留学安排或其他须履行书面申请、报批程序的事项，应按规定办理，不得未经批准擅自变更。

不同事项的办理权限、材料要求及审批程序可能存在差异。申请人应根据具体事项提供相应证明材料，并按要求向国家留基委、学校及其他有关部门办理手续。

（二）变更留学单位

国家公派留学人员因特殊原因需要变更留学单位的，应按照国家留基委有关规定申请办理，并按学校要求履行校内审核手续。

一般需准备以下材料：

其中，具体需在国家公派留学管理信息平台提交的材料，应以相应申请事项的系统要求为准。

办理流程：

1. 申请人准备相关材料，按顺序扫描合并为一个PDF文件，文件命名格式为“学院名称 姓名 工号 国家公派 变更申请 审批材料”。

2. 将材料发送至国际合作部邮箱ices@tyut.edu.cn，并电话告知国际合作部。

3. 国际合作部收到材料后，按规定履行校内审核手续。

4. 校内审核手续完成后，由国际合作部按有关程序办理后续事项；申请人根据通知继续办理国家留基委系统申请及其他相关手续。

个人情况说明可参照以下格式：

（三）延长留学资格

国家公派留学人员因特殊原因需要延长公派留学资格有效期的，应按照国家留基委有关规定申请办理，并按学校要求履行校内审核手续。

一般需准备以下材料：

其中，具体需在国家公派留学管理信息平台提交的材料，应以相应申请事项的系统要求为准。

办理流程：

1.申请人准备相关材料，按顺序扫描合并为一个PDF文件，文件命名格式为“学院名称 姓名 工号 国家公派 变更申请 审批材料”。

2.将材料发送至国际合作部邮箱ices@tyut.edu.cn，并电话告知国际合作部。

3.国际合作部收到材料后，按规定履行校内审核手续。

4.校内审核手续完成后，由国际合作部按有关程序办理后续事项；申请人根据通知继续办理国家留基委系统申请及其他相关手续。

个人情况说明可参照以下格式：

（四）派出期间其他事项书面申请

派出人员在境外留学期间，如遇需向学校履行书面申请或报批程序的事项，应根据具体事项准备个人情况说明及相关佐证材料。

个人情况说明应至少包括申请人姓名、所属学院、工号、国家留学基金委学号、原留学安排、申请事项、具体原因及相关证明材料等内容，并由本人签字。按要求经所在二级单位审核的，还应由单位负责人签字并加盖单位公章。

材料按顺序扫描合并为一个PDF文件，发送至国际合作部邮箱ices@tyut.edu.cn。邮件主题建议注明“学院名称 工号 姓名 国家公派 具体申请事项”。

国际合作部收到材料后，根据事项性质及有关规定办理后续手续。如事项同时涉及国家留基委、人力资源部或其他部门，申请人还应按相应要求办理。

个人情况说明可参照以下格式：

五、留学期间注意事项

1.国家公派留学人员应按照录取文件、国家公派出国留学协议及有关管理规定执行留学计划，遵守留学期限及相关要求。

2.涉及留学单位、留学期限、留学身份或其他重要事项变更的，应提前了解国家留基委及学校有关规定，按要求履行申请和审批手续。

3.应妥善保存留学期间的学习、研修及相关证明材料，为回国报到、留学总结及今后可能涉及的国外经历认定等事项做好准备。

4.申请人应及时关注国家留基委及学校发布的管理通知，并按要求完成相关手续。

六、回国报到

（一）办理说明

国家公派留学人员完成留学任务后，应按期回国，并按照国家留学基金委要求，在国家公派留学管理信息平台办理回国相关手续、登记回国信息。其中，回国信息登记应在回国之日起3个月内完成；项目另有规定的，按其规定执行。

回国后，留学人员还应按照学校有关规定办理返校报到、销假及留学成果提交等校内手续。相关手续涉及人力资源部、所在二级单位及国际合作部等部门。本部分仅介绍国际合作部负责的相关事项；人力资源部负责的返校报到、销假及其他手续，请按照人力资源部有关规定办理。

自费出国（境）留学人员完成留学任务回国后，可参照本部分办理相关材料报送，具体按学校有关规定执行。

（二）需提交的材料

请将以下材料的电子扫描件合并为一个PDF文件，文件命名格式为“学院名称 姓名 工号 国家公派 回国报到材料”，发送至国际合作部邮箱ices@tyut.edu.cn，并按要求报送纸质材料：

1.部门证明函[点击下载]；

2.出入境记录页；

3.国外邀请导师评语或留学单位出具的相关评价材料，按要求由导师签字；

4.留学总结及其他相关材料。

有关材料应真实、完整，能够反映实际留学情况及留学任务完成情况。

（三）办理流程

1.完成所在二级单位及人力资源部等部门要求的返校报到、销假等手续。

2.按要求准备部门证明函、出入境记录、导师评语、留学总结等材料。

3.将完整材料扫描合并为一个PDF文件，文件命名格式为“学院名称 姓名 工号 国家公派 回国报到材料”，发送至国际合作部邮箱ices@tyut.edu.cn。

4.按通知要求向国际合作部报送纸质材料，完成相关材料归档手续。

七、咨询与联系

本指南未尽事宜，请按照国家留基委及学校相关规定办理。

涉及项目政策、申报条件、申请材料及国家留基委系统操作的，请首先查阅相应项目当年度指南及申请材料说明，或直接咨询国家留基委。

涉及所在二级单位审核、推荐及材料报送的，请咨询所在二级单位。

涉及人力资源部审批、备案、协议签署、返校报到及销假的，请咨询人力资源部。

涉及国际合作部负责的国家公派留学申报组织、材料审核、派出前备案、派出期间相关事项及回国材料报送等事宜，可联系：

联系科室：出访与涉外管理科

联系电话：0351-3055916、3058961

联系地址：迎西校区国际教育交流学院G207室

电子邮箱：ices@tyut.edu.cn

请申请人及所在二级单位及时关注国际合作部网站发布的国家公派留学项目通知及相关工作提示。具体项目如有专项要求，以当年度项目通知为准。