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校自组团办理因公临时出国、赴港澳手续流程

一、校内审核、省外侨办审批

(一)拟出访人员将以下材料(电子版)发送至ices@tyut.edu.cn(联系电话:6010491):

 

1.邀请信复印件(PDF格式)(由二级单位主管外事负责人或主要负责人签署意见,须注明邀请函真实有效,同意出访,此次为该同志今年第X次因公出访字样,并加盖二级单位公章(注:签字、盖章均在邀请信复印件上);邀请信须满足省外侨办要求,详见附件一注意事项1);

2.行程安排(word版)(汉字使用仿宋体,英文使用Times New Roman,三号字,下同;行程安排须满足省外侨办要求,详见附件一注意事项2)

3.经费来源为科研等项目经费的,须提供合同书扫描件(PDF格式)

4.处级干部还须提交相关部门和领导完成签字的《太原理工大学处级干部因公出国(境)审批表》扫描件(PDF格式,附件二,填写注意事项详见附件一注意事项3)。

(二)审核通过后,拟出访人员将以下材料(纸质版)送国教楼201室(联系电话:6010491):

1.邀请信原件;

2.上述二级单位签字盖章的邀请信复印件;

3.团组承担翻译工作人员的外语水平证书(要求详见附件一注意事项4)复印件;

4.《太原理工大学教职工出国(境)审批备案表》(附件三,填写注意事项详见附件一注意事项5);

5.全体出访人员签字的《因公护照(通行证)退还保证书》(附件四)(一式两份);

6.全体出访人员签字的《出访纪律承诺书》(附件五);

7.白底小二寸护照照片(八张)。

同时,将以下材料(电子版)发送至邮箱chuguo6010491@163.com:
        1.
《山西省因公出国(境)任务申请表》(附件六,word版);

2.《山西省出国(境)人员培训宣教证明(存根)》(附件七,word)

3.所赴国家签证须知表(word版,空表由国际合作处提供,详见附件一注意事项6);

4.邀请信翻译件(word版);

5.出访任务(word版,须与邀请信中相关内容一致,出访任务须满足省外侨办要求,详见附件一注意事项7;如参加会议,还需要会议简介(背景、起源,本次会议宗旨、参会人员、会议主题等));

6.身份证扫描件(PDF格式,正反面,原始尺寸大小);

7.行程安排(同一(一)2);

8.出访国际旅费、城市间交通费及会务费等的预算金额。在此基础上,国际合作处根据财政部、外交部文件,计算出访所需总经费明细(含食宿、公杂等费用)预算后,告知拟出访人员。

(三)上述材料齐全后,国际合作处就其出访进行公示,公示时间原则上不少于5个工作日。公示结束无异议后,由国际合作处代表学校请示省外侨办,办理审批手续。拟出访人员可自愿委托校留服中心协助办理校外手续。

(四)省外侨办批准后,国际合作处将《山西省人民政府外事侨务办公室出国、赴港澳任务批件》(PDF格式)发送至拟出访人员邮箱。

二、办理备案手续

拟出访人员持以下材料在校组织部办理备案后,将《因公临时出国人员备案表》或《因公临时赴港澳人员备案表》交回国际合作处(组织部联系电话:6111211):

1. 《太原理工大学教职工出国(境)审批备案表》(复印件)(非处级出访人员);

2. 《太原理工大学因公出国(境)人员审查表》(附件八,非处级、涉密出访人员填写);

3. 《太原理工大学处级干部因公出国(境)审批表》(原件,处级出访人员填写)

4.《太原理工大学处级干部申请长期出国(境)进修审批表》(附件九)。

5.《因公临时出国人员备案表》或《因公临时赴港澳人员备案表》(附件十或十一)。

三、办理因公护照(通行证)、签证(签注)

(一)拟出访人员将以下材料交国际合作处:

《山西省因公出国人员外事纪律教育登记证》盖章复印件、签字盖章的《山西省因公出国(境)人员外事纪律承诺书》原件(两份)、《山西省因公出国(境)人员宣教培训证明》原件(详见附件一注意事项8)。

(二)拟出访人员收到省外侨办批件后,本人持身份证原件于工作日上午9时至11时前往迎泽大街388号国际大厦三层B307房间采集生物指纹(办理完毕后,通过邮件(chuguo6010491@163.com)或口头通知国际合作处)。

(三)到省外侨办办理护照(通行证)、签证(签注)手续。

四、归还护照(通行证)、进行出访总结

出访人员须按照批件的出访日期出访,并按时回国(境)。回国(境)后4日内向国际合作处交回因公护照(通行证),由国际合作处交回省外侨办统一保管。同时,须根据模板(附件十)撰写出访报告(省外侨办对出访报告的具体要求详见附件一注意事项9),于回国(境)后7日内将word版发至邮箱chuguo6010491@163.com,审核通过后打印,团长签字,加盖二级单位公章(一式两份),送国际合作处,由国际合作处报省外侨办。

   注:以上所有附件、表格均可从国际合作处网站下载。

 

附件【附件.zip

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