一、校内审核、省外侨办审批

（一）拟出访人员将以下材料（电子版）发送至ices@tyut.edu.cn（联系电话：6010491）：

1.邀请信复印件（PDF格式）（由二级单位主管外事负责人或主要负责人签署意见，须注明“邀请函真实有效，同意出访，此次为该同志今年第X次因公出访”字样，并加盖二级单位公章（注：签字、盖章均在邀请信复印件上）；邀请信须满足省外侨办要求，详见附件一注意事项1）；

2.行程安排（word版）(汉字使用仿宋体，英文使用Times New Roman,三号字，下同；行程安排须满足省外侨办要求，详见附件一注意事项2)；

3.经费来源为科研等项目经费的，须提供合同书扫描件(PDF格式)；

4.处级干部还须提交相关部门和领导完成签字的《太原理工大学处级干部因公出国（境）审批表》扫描件（PDF格式，附件二，填写注意事项详见附件一注意事项3）。

（二）审核通过后，拟出访人员将以下材料（纸质版）送国教楼201室（联系电话：6010491）：

1.邀请信原件；

2.上述二级单位签字盖章的邀请信复印件；

3.团组承担翻译工作人员的外语水平证书（要求详见附件一注意事项4）复印件；

4.《太原理工大学教职工出国（境）审批备案表》（附件三，填写注意事项详见附件一注意事项5）；

5.全体出访人员签字的《因公护照（通行证）退还保证书》（附件四）（一式两份）；

6.全体出访人员签字的《出访纪律承诺书》（附件五）；

7.白底小二寸护照照片（八张）。

同时，将以下材料（电子版）发送至邮箱chuguo6010491@163.com:
        1.《山西省因公出国（境）任务申请表》（附件六，word版）；

2.《山西省出国（境）人员培训宣教证明（存根）》(附件七，word版)；

3.所赴国家签证须知表（word版，空表由国际合作处提供，详见附件一注意事项6）；

4.邀请信翻译件（word版）；

5.出访任务（word版，须与邀请信中相关内容一致,出访任务须满足省外侨办要求，详见附件一注意事项7；如参加会议，还需要会议简介（背景、起源，本次会议宗旨、参会人员、会议主题等））；

6.身份证扫描件（PDF格式，正反面，原始尺寸大小）；

7.行程安排（同一（一）2）；

8.出访国际旅费、城市间交通费及会务费等的预算金额。在此基础上，国际合作处根据财政部、外交部文件，计算出访所需总经费明细（含食宿、公杂等费用）预算后，告知拟出访人员。

（三）上述材料齐全后，国际合作处就其出访进行公示，公示时间原则上不少于5个工作日。公示结束无异议后，由国际合作处代表学校请示省外侨办，办理审批手续。拟出访人员可自愿委托校留服中心协助办理校外手续。

（四）省外侨办批准后，国际合作处将《山西省人民政府外事侨务办公室出国、赴港澳任务批件》（PDF格式）发送至拟出访人员邮箱。

二、办理备案手续

拟出访人员持以下材料在校组织部办理备案后，将《因公临时出国人员备案表》或《因公临时赴港澳人员备案表》交回国际合作处（组织部联系电话：6111211）：

1. 《太原理工大学教职工出国（境）审批备案表》（复印件）（非处级出访人员）；

2. 《太原理工大学因公出国（境）人员审查表》（附件八，非处级、涉密出访人员填写）；

3. 《太原理工大学处级干部因公出国（境）审批表》（原件，处级出访人员填写）

4.《太原理工大学处级干部申请长期出国（境）进修审批表》（附件九）。

5.《因公临时出国人员备案表》或《因公临时赴港澳人员备案表》（附件十或十一）。

三、办理因公护照（通行证）、签证（签注）

（一）拟出访人员将以下材料交国际合作处：

《山西省因公出国人员外事纪律教育登记证》盖章复印件、签字盖章的《山西省因公出国（境）人员外事纪律承诺书》原件（两份）、《山西省因公出国（境）人员宣教培训证明》原件（详见附件一注意事项8）。

（二）拟出访人员收到省外侨办批件后，本人持身份证原件于工作日上午9时至11时前往迎泽大街388号国际大厦三层B307房间采集生物指纹（办理完毕后，通过邮件（chuguo6010491@163.com）或口头通知国际合作处）。

（三）到省外侨办办理护照（通行证）、签证（签注）手续。

四、归还护照（通行证）、进行出访总结

出访人员须按照批件的出访日期出访，并按时回国（境）。回国（境）后4日内向国际合作处交回因公护照（通行证），由国际合作处交回省外侨办统一保管。同时，须根据模板（附件十）撰写出访报告（省外侨办对出访报告的具体要求详见附件一注意事项9），于回国（境）后7日内将word版发至邮箱chuguo6010491@163.com，审核通过后打印，团长签字，加盖二级单位公章（一式两份），送国际合作处，由国际合作处报省外侨办。

注：以上所有附件、表格均可从国际合作处网站下载。