使用说明

本流程主要用于指导学校有关二级单位了解新聘、转聘外籍工作人员（含外籍博士后）的基本办理顺序、主要材料及时间安排。

本流程所列内容主要依据学校现行管理规定及国家、主管部门有关要求整理。实际办理过程中，因人员类别、办理路径、签证及居留情况、主管部门要求和系统功能等存在差异，具体办理事项、材料及办理方式以外国人来华工作管理服务系统、主管部门当期要求以及学校有关部门最新通知为准。

涉及境内转聘、工作许可变更、特殊人员类别等情形的，建议二级单位在确定聘用人选后，提前联系国际合作部确认办理路径。

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一、基本办理流程

校内新聘、转聘外籍工作人员一般按照以下顺序办理：

确定人员及办理路径 → 确定岗位、合同及待遇 → 准备相关材料 → 二级单位初审 → 人力资源部等部门审核合同及相关事项 → 国际合作部进行系统申报及校内审核 → 按学校程序完成用印 → 主管部门预审、受理及审查 → 取得相应办理结果 → 签证及入境安排（适用时） → 入境后工作许可、居留及其他手续衔接 → 住宿、保险、报到及聘期管理。

具体办理顺序可能因人员情况和办理路径不同进行调整。

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二、第一步：先确认人员情况和办理路径

（一）确认人员类别及办理目的

长期外籍工作人员一般指年度内在校工作90天以上的外籍工作人员；短期外籍工作人员为90天及以下。外籍博士后按照学校《太原理工大学聘用外国专家管理办法》有关规定，参照长期外籍工作人员聘用程序办理。

二级单位首次联系国际合作部办理相关事项时，建议同时提供以下基本信息：

• 外籍人员护照信息；

• 拟聘岗位及主要工作内容；

• 拟聘期限；

• 预计到校时间；

• 目前所在国家或地区；

• 当前持有的签证或居留许可情况；

• 是否有在华工作经历；

• 是否涉及原工作单位变更；

• 是否有随行家属。

上述信息主要用于提前判断人员类别和办理路径。

（二）确认境内还是境外办理

外籍人员目前是否人在中国，并不当然决定其可以直接在境内办理工作许可。

对于目前已在中国境内的人员，应结合其现有签证或居留许可、原工作情况、拟聘岗位及人员类别等情况，提前确认是否符合境内办理条件。

如经确认需在境外办理，二级单位应根据确定的办理路径，提前做好人员离境、签证及后续入境安排。

（三）核对现有证件及既往工作经历

二级单位应提前核对：

• 护照信息页；

• 当前有效签证或居留许可；

• 相关证件有效期限；

• 原有中国工作许可及相关办理记录（如有）。

历史签证、历史居留许可等材料可以作为经历材料，但不能代替当前有效证件。

如申请人曾在中国长期工作，建议提前准备原工作许可、注销证明、原工作合同或协议、原单位离职或解除聘用关系证明等相关材料，以便根据实际办理路径使用。

（四）常见办理路径

特别提示：不同办理路径的具体材料和程序可能存在差异。尤其是境内转聘人员，应在准备正式申报材料前先确认办理路径。

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三、第二步：确定岗位、合同及待遇

（一）岗位和工作内容应提前确定

合同涉及岗位名称、工作任务、工作地点、聘期、工作量等内容的，由二级单位结合实际工作需要提出，并按照学校现行合同模板及人力资源部有关要求办理。

涉及聘用关系、薪酬、岗位、待遇等事项，以人力资源部审核及学校最终确定结果为准。

（二）合同中英文内容应保持一致

聘用合同涉及的岗位、主要工作任务、聘用期限、工作地点、薪酬及待遇等关键内容，中英文应表达同一意思。

合同定稿前，二级单位应对中文和英文版本进行核对。发现实质内容不一致的，应先完成合同修改，再办理后续审核、用印及系统申报。

（三）薪酬及住房待遇应明确

月薪、年度收入、住房补贴等内容应与学校最终审核确定的待遇保持一致。

如月薪已经包含住房补贴，不宜在其他条款中重复约定同一项待遇；如住房补贴单列，应按照学校最终确定的方式明确相关内容。

具体薪酬及待遇以人力资源部及学校最终审核结果为准。

（四）签署材料应注意一致性

涉及外籍人员本人签署的合同、申请表等材料，应按照相应材料及系统要求完成签署。

不同材料涉及本人签字的，建议保持签署方式基本一致；如存在特殊情况，应在正式提交前提前确认。

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四、第三步：提前准备办理材料

国家层面的外国人来华工作许可办理一般包括网上申请、网上预审、受理、审查、决定等环节。材料不齐全或者内容不规范的，可能需要补正。有关办理流程及具体时限以当期主管部门要求为准。

二级单位应根据实际办理路径，提前组织外籍人员准备相关材料。

（一）常见材料

说明：上述为学校办理前期收集和初步核对时的常见材料，不是主管部门正式材料目录，也不代表所有人员均需提供全部材料。具体材料以办理当期系统及主管部门要求为准。

（二）材料准备特别注意事项

1. 非中文证明材料

非中文证明材料的中文翻译按照主管部门当期要求办理。具体翻译形式、是否需要用人单位盖章等，以当期系统及主管部门要求为准。

2. 学历及学位材料

最高学位（学历）证书及相关认证、证明，应按照证书取得地和主管部门当期要求准备。

涉及境外、港澳台地区或中国境内取得的学历学位证书，具体认证、证明要求可能不同，应根据当期办理要求准备。

3. 无犯罪记录证明

无犯罪记录证明的出具主体、认证、公证或其他证明形式可能因国别、地区及具体办理情况不同而存在差异，应按照主管部门当期要求办理。

4. 护照有效期

启动办理时应同步检查护照剩余有效期。除工作许可办理要求外，签证及居留办理还可能涉及其他期限要求，因此不宜仅根据当前能否入境判断护照是否适用。

5. 随行家属

如有随行家属，应在首次联系国际合作部时一并说明。

家属相关材料可能涉及护照或旅行证件、亲属关系证明、体检及电子照片等，具体以签证、居留及有关部门当期要求为准。

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五、第四步：系统填报前核对合同与申请信息

国际合作部进行系统填报前，应以最终确定的聘用合同和申请人确认的信息为基础进行核对。

重点包括：

• 外籍人员姓名及护照信息；

• 国籍；

• 拟聘岗位；

• 工作岗位所属学科；

• 在中国工作职务；

• 聘用方式；

• 薪酬及待遇；

• 聘用合同起止日期；

• 申请在华工作起止日期；

• 工作年限；

• 每年在华工作时间；

• 入境日期等相关信息。

特别提醒：合同信息、系统申报信息和实际聘用安排应保持一致。涉及日期、岗位、薪酬等重要信息的，应在正式提交前完成核对。

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六、第五步：校内审核、用印及主管部门申报

（一）二级单位提交前进行初步核对

二级单位提交材料前，应对以下基本信息进行核对：

• 姓名拼写；

• 护照号码；

• 出生日期；

• 国籍；

• 学历及学位；

• 工作经历；

• 合同期限；

• 岗位及工作内容；

• 薪酬待遇；

• 中英文材料一致性；

• 当前签证或居留许可有效性。

发现信息不一致、材料过期或缺失等情况，应先完成修改或补充，再提交办理。

（二）合同及其他材料按照学校程序审核、签字和用印

涉及人力资源部审核或签署的事项，按照人力资源部有关程序办理。

聘用合同涉及学校合同、协议及法律文书审核、用印的，应根据学校有关要求提前启动相关程序。

其他需要学校用印的材料，按照当期学校用印程序办理。

（三）国际合作部进行系统申报

校内前期材料准备完成后，由国际合作部根据实际办理路径在外国人来华工作管理服务系统中进行申报，并根据主管部门预审、受理及审查情况办理后续事项。

对于境内转聘、特殊人员类别、签证路径等不能仅根据一般流程判断的事项，由国际合作部结合具体情况与有关主管部门进一步确认。

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七、第六步：取得办理结果后，继续做好后续衔接

（一）境外申请人员：做好签证及入境安排

属于境外申请的，取得《外国人工作许可通知》后，外籍人员按照要求向相应中国驻外使领馆申请来华工作签证。

二级单位应提前了解外籍人员预计出发和入境时间，并及时与国际合作部联系。

在主管部门尚未明确最终办理结果前，二级单位对外籍人员的入境时间不宜作确定性承诺。

签证受理地点、材料及具体要求以相应中国驻外使领馆当期要求为准。

（二）入境后及时办理相关手续

根据现行外国人工作许可证与社会保障卡融合集成政策，自2024年12月1日起，外国人工作许可的申请、延期、变更和注销通过外国人来华工作管理服务系统网上办理，外国人入境后无需再办理实体外国人工作许可证；工作许可信息可按规定加载至电子社保卡。持《外国人工作许可通知》可办理来华工作Z字签证，并衔接工作类居留证件办理。

外籍人员入境后，应按照当期主管部门、系统及属地有关部门要求，及时办理工作许可相关手续、电子社保卡及工作类居留证件等事项。

工作类居留证件原则上向工作地公安出入境管理部门办理，具体材料、办理方式和时间要求以属地公安出入境管理部门当期要求为准。

如首次入境时间临近寒暑假、国庆等假期，建议二级单位提前了解相关办理窗口的工作安排，合理安排入境及后续办理时间。

持Z字签证入境并需要办理居留证件的人员，应特别关注入境后办理居留证件的法定期限。

（三）住宿登记

外籍人员在校外住宿的，应按照有关法律法规和公安机关要求办理住宿登记。

二级单位在协助落实住房时，应提醒外籍人员及时办理相关手续。

如外籍人员后续变更实际居住地址，应按照要求重新办理或更新住宿登记。

（四）保险、报到及日常管理

工作许可及居留手续之外，还应根据学校有关规定做好：

• 保险；

• 住房；

• 校内报到；

• 办公条件；

• 校园相关手续；

• 聘期管理等事项。

外籍博士后、外籍专业教师等人员的合同管理、考核、续聘等事项，按照学校相应管理规定执行。

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八、境内转聘人员：提前确认办理路径

已在中国境内、拟变更用人单位的外籍人员，不能仅以"转聘"确定可以直接在境内办理。

办理前应重点核对：

1. 原用人单位及原聘用情况；

2. 原外国人工作许可情况；

3. 当前有效签证或居留许可类型及期限；

4. 新岗位及工作内容是否发生变化；

5. 是否涉及原工作许可注销、变更等事项；

6. 是否符合当期境内办理条件。

如经确认符合境内办理条件，可根据主管部门要求准备原工作许可相关材料、原单位离职或解除聘用关系证明、当前有效工作类居留许可、新聘用合同等材料。

如不符合境内办理条件，则应按照确定的办理路径办理后续事项。

特别提示：在办理路径尚未确认前，二级单位不宜向外籍人员承诺具体签证结果或确定的入境时间。

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九、时间安排

外国人工作许可等事项涉及人员材料准备、合同审核、校内审批、系统申报、主管部门办理以及签证、居留等多个环节，建议二级单位尽早启动。

对于续聘、工作许可延期等事项，二级单位应根据主管部门和学校要求提前启动，不宜临近证件到期时才开始办理。

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十、常见问题提醒

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十一、职责分工

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十二、相关依据

1. 《太原理工大学聘用外国专家管理办法》（校外〔2025〕51号）。其中，长期外籍工作人员聘用程序见第八条，外籍工作人员管理职责见第十条至第十二条，外籍博士后聘用程序按照第二十六条有关规定参照长期外籍工作人员聘用程序办理。

2. 国家及主管部门关于外国人来华工作许可的有关规定和办理指南。有关办理流程、材料要求及办理时限以当期主管部门公布内容为准。现行公开办事指南仍将90日以上工作许可办理划分为网上申请、网上预审和受理、审查、决定等环节。

3. 《人力资源社会保障部关于做好外国人工作许可证与社会保障卡融合集成工作的通知》（人社部发〔2024〕75号）。该文件自2024年12月1日起实施工作许可证与社会保障卡融合集成相关安排，明确工作许可申请、延期、变更和注销网上办理，外国人入境后无需再办理实体外国人工作许可证，并规定了工作许可信息、电子社保卡、工作签证及居留证件之间的衔接方式。

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十三、特别说明

本页面主要用于说明学校办理外籍工作人员相关事项的基本流程、准备事项和常见问题，不替代国家、主管部门关于外国人来华工作许可、签证、居留等事项的正式规定和材料目录。

因国家政策、主管部门办理要求、系统功能以及属地公安出入境管理要求可能调整，具体办理路径、材料、办理方式及时间要求，以办理当期主管部门及相关系统实际要求为准。

涉及境内转聘、工作许可变更、特殊人员类别、随行家属等情况的，建议二级单位在确定聘用人选后尽早联系国际合作部确认。

本流程将根据主管部门要求和学校工作实际适时更新，请以最新版本为准。

联系电话：0351-3055916

电子邮箱：ices@tyut.edu.cn

国际合作部

更新时间：2026年9月30日