一、办理说明
省筹公派出国留学项目录取人员，派出前须按照学校有关规定履行校内审批、备案手续。教职工还须按规定办理出国任务批件申请手续，相关申请材料由国际合作部统一审核、汇总并报送山西省人民政府外事办公室；省筹公派联合培养博士生按照相应规定办理。完成所在二级单位审批及人力资源部（教职工适用）的审批、备案手续，并落实相关派出条件后，方可按照本指南要求向国际合作部提交电子版材料。
二、办理流程
1.录取人员报送前期电子材料
完成上述前置手续后，请按照以下材料清单分类整理电子版材料。需提供 DOCX 版的材料应保留可编辑格式；需提供 PDF 扫描件的材料应按照要求扫描并整理。将全部电子材料打包为一个压缩包，命名为“XX学院 姓名 工号 20XX年省筹出国录取人员 派出前校内审批材料”。压缩包内各项材料应保留模板规定的编号及命名方式。发送至指定邮箱后，请致电国际合作部确认。
省筹公派出国留学人员向国际合作部提交的前期电子材料（点击下载模板） 表格说明：橙色列为教职工适用材料，绿色列为联合培养博士生适用材料，黑色单元格表示不适用。除另有说明外，请按照表格所列材料名称、格式及要求准备。 | |||
教职工 | 联合培养博士生 | ||
I. 以下材料提供DOCX可编辑版 | |||
1 | 太原理工大学关于[姓名]赴[国家][外方机构名称]访学的请示（含附件） | ||
2 | 关于XX学院教师XXX赴XXXX大学访学的公示 | ||
II. 以下材料提供DOCX可编辑版 | |||
1 | 因公临时出国人员备案表（仅填写，签章处空下） | 1 | 因公临时出国人员备案表（仅填写，签章处空下） |
2 | 山西省因公临时出国任务申请表（仅填写，背面签章处空下） | ||
III. 以下材料提供单独的PDF扫描件（请分类、按顺序排列） | |||
第一类（个人出访及校内审批备案相关材料） | |||
1 | 邀请函及翻译件（复印件由本人所在二级单位负责人签署“邀请函真实有效，同意出访”，加盖学院公章） | 1 | 邀请函及翻译件（复印件由本人所在二级单位负责人签署“邀请函真实有效，同意出访”，加盖学院公章） |
2 | 有效身份证件复印件（须为扫描仪直接生成，不得提供照片翻拍） | 2 | 有效身份证件复印件（须为扫描仪直接生成，不得提供照片翻拍） |
3 | 护照信息页、签证页复印件（须为扫描仪直接生成，不得提供照片翻拍） | 3 | 护照信息页、签证页复印件（须为扫描仪直接生成，不得提供照片翻拍） |
4 | 太原理工大学教职工出国（境）审批备案表（原件，需经所在二级单位、人力资源部审核、签章） | ||
5 | 人力资源部签署的《太原理工大学教师国（境）外学习进修协议书》1份（注：协议书模板及签署事宜请咨询人力资源部） | ||
6 | 因公临时出国（境）经费审核表（原件，需经财务部审核、签章） | ||
7 | 太原理工大学工作人员出国（境）保密承诺书3份（原件，本人签署） | ||
8 | 太原理工大学工作人员出国（境）保密提醒表3份（原件，本人签署） | ||
9 | 本人所在二级单位出具的党政联席会会议纪要复印件 | ||
4 | 太原理工大学省筹公派留学联合培养博士生政治审查表（导师意见、所在单位党委审查意见须手写，加盖二级单位党章） | ||
5 | 太原理工大学学生出国（境）交流责任书1份（双面打印） | ||
第二类（省筹项目录取、资助及培训证明材料） | |||
1 | 《山西省留学人员管理办公室关于公布20XX年度省筹资金资助出国留学人员录取名单的通知》复印件（以当年度省留管办录取通知为准） | 1 | 《山西省留学人员管理办公室关于公布20XX年度省筹资金资助出国留学人员录取名单的通知》复印件（以当年度省留管办录取通知为准） |
2 | 省留管办颁发的资助证明（英文）复印件 | 2 | 省留管办颁发的资助证明（英文）复印件 |
3 | 山西省出国（境）人员宣教培训证明原件 | 3 | 山西省出国（境）人员宣教培训证明原件 |
4 | 行前培训证书或相关证明复印件 | 4 | 行前培训证书或相关证明复印件 |
IV. 以下材料提供JPG格式照片 | |||
1 | 本人近期彩色证件照电子版 | 1 | 本人近期彩色证件照电子版 |
V. 以下材料提供TXT格式文件 | |||
1 | 本人手机号 | 1 | 本人手机号 |
2. 校内材料审核、公示及事项审批
国际合作部收到录取人员提交的电子版材料后，对材料进行审核。材料齐全且符合要求的，按照学校规定开展校内公示（公示期为5个工作日），并同步办理校内审批手续。如材料不完整或需要补充、修改，国际合作部将通知录取人员。
3. 录取人员办理纸质材料签章手续
校内审批实际进度以具体情况为准，不含材料补充、修改等环节所需时间。审批通过后，国际合作部将审批单发送给录取人员。录取人员凭审批单，按照相关要求直接办理后续签字及盖章手续。具体办理要求以审批单备注栏为准。
4. 录取人员向国际合作部报送最终电子材料及纸质版材料
待上述所有签字及盖章手续办理完毕后，录取人员需完成以下两项工作：
（1）电子材料报送：将完成签字、盖章的纸质材料扫描为单独的PDF文件，并与其他按要求提供的PDF材料一并按照规定的材料分类、编号及命名方式整理。DOCX格式材料无需再次提供。将全部电子材料打包为一个压缩包，命名为“XX学院 姓名 工号 20XX年省筹出国录取人员 派出前备案归档材料”。压缩包内各项材料应保留模板规定的编号及命名方式。发送至指定邮箱后，请致电国际合作部确认。
（2）纸质版报送：将本人适用的纸质备案材料及（教职工适用的）出国任务批件申请材料，按照下列清单及顺序整理后，报送至国际合作部出访及涉外管理科。报送纸质版材料时，排列顺序如下：
省筹出国录取人员向国际合作部提交的申请山西省人民政府外事办公室出国任务批件的纸质版材料 （须按顺序排列，用长尾夹固定即可，每份材料右侧用便签纸标记名称） 表格说明：橙色列为教职工适用材料，绿色列为联合培养博士生适用材料，黑色单元格表示不适用。除另有说明外，请按照表格所列材料名称、格式及要求准备。 | |||
教职工 | 联合培养博士生 | ||
1 | 《山西省留学人员管理办公室关于公布20XX年度省筹资金资助出国留学人员录取名单的通知》复印件（以当年度省留管办录取通知为准） | ||
2 | 省留管办颁发的资助证明（英文）复印件 | ||
3 | 【预留《因公临时出国人员备案表》相应位置，由国际合作部按规定统一办理相关签章手续后归入】 | ||
4 | 山西省出国（境）人员宣教培训证明原件 | ||
5 | 行前培训证书或相关证明复印件 | ||
6 | 山西省因公临时出国任务申请表（已办理签章） | ||
7 | 因公临时出国（境）经费审核表（原件，需经财务部审核、签章） | ||
8 | 【预留《太原理工大学关于[姓名]赴[国家][外方机构名称]访学的请示（含附件）》相应位置，由国际合作部按规定统一办理相关签章手续后归入】 | ||
省筹出国录取人员向国际合作部提交的派出前备案纸质版材料 （须按顺序排列，用长尾夹固定即可，每份材料右侧用便签纸标记名称） 表格说明：橙色列为教职工适用材料，绿色列为联合培养博士生适用材料，黑色单元格表示不适用。除另有说明外，请按照表格所列材料名称、格式及要求准备。 | |||
1 | 邀请函及翻译件（复印件由本人所在二级单位负责人签署“邀请函真实有效，同意出访”，加盖学院公章） | 1 | 邀请函及翻译件（复印件由本人所在二级单位负责人签署“邀请函真实有效，同意出访”，加盖学院公章） |
2 | 有效身份证件复印件（须为扫描仪直接生成，不得提供照片翻拍） | 2 | 有效身份证件复印件（须为扫描仪直接生成，不得提供照片翻拍） |
3 | 护照信息页、签证页复印件（须为扫描仪直接生成，不得提供照片翻拍） | 3 | 护照信息页、签证页复印件（须为扫描仪直接生成，不得提供照片翻拍） |
4 | 太原理工大学教职工出国（境）审批备案表（原件，已办理全部签章） | ||
5 | 人力资源部签署的《太原理工大学教师国（境）外学习进修协议书》1份 | ||
6 | 太原理工大学工作人员出国（境）保密承诺书3份（原件，本人签署） | ||
7 | 太原理工大学工作人员出国（境）保密提醒表3份（原件，本人签署） | ||
8 | 本人所在二级单位出具的党政联席会会议纪要复印件 | ||
4 | 太原理工大学省筹公派留学联合培养博士生政治审查表（导师意见、所在单位党委审查意见须手写，加盖二级单位党章） | ||
5 | 太原理工大学学生出国（境）交流责任书1份（双面打印） | ||
6 | 《山西省留学人员管理办公室关于公布20XX年度省筹资金资助出国留学人员录取名单的通知》复印件（以当年度省留管办录取通知为准） | ||
7 | 省留管办颁发的资助证明（英文）复印件 | ||
8 | 因公临时出国人员备案表（已办理签章） | ||
9 | 山西省出国（境）人员宣教培训证明原件 | ||
10 | 行前培训证书或相关证明复印件 | ||
11 | 因公临时出国（境）经费审核表（原件，需经财务部审核、签章） | ||
5. 国际合作部办理备案及出国任务批件申请手续
国际合作部根据校领导审批意见，整理形成教职工申请山西省人民政府外事办公室出国任务批件的最终全套材料。公示期结束后，由国际合作部将全套材料电子版通过指定线上系统报送山西省人民政府外事办公室。联合培养博士生在国际合作部完成备案后，按照省留管办有关规定办理后续业务。
6. 教职工办理后续业务
待山西省人民政府外事办公室签发电子版出国任务批件后，国际合作部将批件发送给录取人员（教职工），录取人员方可按照省留管办有关规定办理后续业务。
联系科室：出访及涉外管理科
联系电话：0351-3055916 3058961
邮箱：ices@tyut.edu.cn
地址：迎西校区国际教育交流学院207室
省教育国际交流服务中心关于省筹公派办理出国手续的流程图2026.5.21.pdf
（更新于2026年10月16日）
