各二级单位：

根据省外办相关规定，执行同一公务活动的因公临时出国人员须统一组团， 严禁以“团外团”、拆分团组或分别报批等方式规避管理。

当前突出问题：同一学院或跨学院(含交叉学科)教师执行同一公务活动， 因申报时间不一，导致反复撤回、重复办理，严重影响出访效率。现就规范报批 流程、提高办事效率要求如下：

一 、强化统筹，源头管控

各二级单位须建立“出国(境)信息共享台账”,由外事秘书统一摸底、统一组团、统一申报，杜绝各自为战。定期汇总拟出访人员及任务信息，提前协调合并同类公务，从源头避免拆分申报。

二 、分类施策，协同联动

(一)院内统筹。教师有参会意向时，须向外事秘书预登记，暂缓正式申报。 外事秘书每周汇总，发现同一会议立即协调组团，并在院内公示栏/工作群发布拟参会人员名单，例如“拟参加xx会议人员：张三、李四......欢迎补充”。实 时更新出访人员、会议名称、申报进度等信息，可设定预登记截止期限，逾期视  为放弃同团机会。

(二)院际协调。依托“太原理工大学外事秘书群”发布跨学院会议信息。 首个预登记单位外事秘书主动发布：“我单位教师拟参加××会议(中文全称+ 英文全称，×月×日举办),贵单位如有参会人员，可协调组团，联系人：×× ×(电话/微信)”。可设定“搭团”截止期限，逾期视为放弃同团机会。

国际合作部按“优先排序、重复淘汰”的原则审核。凡再次出现上述情况， 不予受理。请各单位严格执行，确保因公出国(境)管理规范有序，谢谢配合!

国际合作部

2026年5月21日